Курс дела.
Деловой портал Южного Урала.

Back-office: электронная бухгалтерия 1326

09:0024 Февраля 2014  Версия для печати

Как существенно упростить процесс подготовки бухгалтерского отчета и при этом сэкономить на офисных площадях, рассказывает директор компании Back-office Наталья Сиврикова.

Back-office: электронная бухгалтерия

Наша компания предоставляет услуги по дистанционному ведению бухучета. Договор заключается на определенный пакет услуг. Мы ведем бухгалтерский учет в комплексе или по отдельным участкам, представляем интересы компании в налоговой инспекции и внебюджетных фондах. Наша задача — постоянно повышать уровень профессионализма, оптимизировать и максимально автоматизировать бизнес-процессы, чтобы наши клиенты (а это и крупный, и средний, и малый бизнес) были спокойны за свою бухгалтерию.

Недавно мы запустили новый проект — «Электронный архив». Необходимость в таком продукте обоснована современными условиями ведения бизнеса. Часто приходится не только делать, но и хранить копии документов, например во время сверки данных или налоговых проверок. При этом требуются именно копии бумажных документов с проставленными печатями и подписями. И чем больше становится документов, тем больше тратится времени и усилий на их поиск, копирование и возврат на место. Наша компания активно развивает услуги аутсорсинга бизнес-процессов. Специалисты Back-office оцифруют документы, переведут их в электронный вид и систематизируют. В каждой организации существует свой порядок систематизации бухгалтерских и финансовых документов. Кому-то нужно, чтобы отдельно были счета-фактуры, договоры, накладные, кому-то — чтобы по электронным полочкам была разложена вся информация по взаимоотношениям с контр-агентами. Период, за который все бумажные документы переводятся в электронный вид, тоже индивидуален, все обговаривается с клиентом.

Способ хранения электронного архива тоже выбирает сам клиент. Информация может храниться на серверах Back-office либо у него самого на удобном ему носителе. На сегодняшний день существует множество вариантов хранения информации. Выгода для клиента, который решил внедрить электронный архив, очевидна. Во-первых, это экономия на офисных площадях. Каждому, кто когда-либо занимался бухгалтерией, хорошо известно, сколько места занимает бумажная подшивка документов (и сколько она при этом собирает пыли). Когда вся документация переводится в электронный вид, то просто отпадает надобность хранить все эти бумажные талмуды в офисе. Их можно спокойно отвезти куда-нибудь в складские помещения либо отдать на хранение нам, в Back-office. И, кстати, клиенты нас часто об этом просят, поскольку у них закономерно возникают вопросы: бухгалтерия на аутсорсинге, весь архив в электронном виде, но почему все офисные шкафы забиты бумагами? У Back-office есть специальное помещение для хранения бумажных архивов, клиенту такая услуга обходится от 1500 руб. в год.

Еще более ощутимая выгода от внедрения электронного архива — это экономия рабочего времени. Когда вся нужная информация собрана на диске, то отпадает необходимость постоянно поднимать архив, ворошить кипу бумаг, расшивать ее, чтобы найти нужный документ. Искать информацию на бумаге или в электронном архиве? Разница такая же, как если пытаться добыть нужные сведения в многотомной энциклопедии или через интернет-поисковик.

Электронная бухгалтерия — это ближайшее будущее, тем более что, согласно новым правилам, с 2014 г. все декларации по НДС сдаются только в электроном виде. А с 2015 г. — еще и книги покупок-продаж. Конечно, предприятия могут самостоятельно приобрести и установить нужные программы, но ведь для работы с ними понадобится принять в штат специалиста. Передать формирование электронного архива на аутсорсинг гораздо выгоднее и надежнее.

BackOffice_logo.jpg

ООО «Бэк-офис. Аутсорсинговая компания»
Ул. Малогрузовая, 1, офис 602
Тел. (351) 245 - 02 - 01
www.backoffice74.ru

Комментировать



  • Перезагрузить изображение

Статьи по теме:

Обсуждаемое